MEB Okullarında Doğrudan Temin Süreci Nedir?
Doğrudan temin, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 22. maddesi kapsamında, ilan yapılmadan, teminat alınmadan ve ihale komisyonu kurulmadan piyasa araştırması ile ihtiyacın karşılanması yöntemidir. Okullarda en sık 22/d bendi (parasal limit dâhilindeki alımlar) kullanılır. Kırtasiye, temizlik malzemesi, küçük onarım, bilgisayar parçası gibi alımlar bu kapsamda yapılır.
2025 yılı itibarıyla (özellikle 1 Ağustos 2025 sonrası) doğrudan temin işlemlerinin EKAP üzerinden kaydedilmesi ve sonuç bildirimi zorunlu hale gelmiştir. Aşağıda süreci en sade haliyle, sistemlere göre adım adım bulacaksınız.
1. İhtiyacın Ortaya Çıkması ve Ön Hazırlık
- Okulda ihtiyaç (mal veya hizmet) belirlenir.
- Ödenek kontrolü yapılır (HYS / MYS üzerinden ilgili tertipte yeterli ödenek var mı bakılır).
- Yaklaşık maliyet hesaplanır (zorunlu değil ama parasal limit içinde kalındığını göstermek için faydalıdır).
- Gerekirse teknik şartname veya ihtiyaç listesi hazırlanır.
2. Onay Belgesi ve Görevlendirme
- Harcama Yetkilisi (genellikle okul müdürü) “Doğrudan Temin Onay Belgesi”ni imzalar.
- Piyasa fiyat araştırması yapacak personel(ler) görevlendirilir.
- Bu belgeler EBYS veya fiziki olarak düzenlenebilir.
3. EKAP İşlemleri (Zorunlu Kayıt ve DTN)
EKAP’a kurum kullanıcısı ile girilir. Doğrudan Temin menüsünden şu işlemler yapılır:
- Genel bilgiler girilir (alım durumu: “Alım sonucu girilmesi”, e-fiyat teklifi alınacak mı? gibi seçenekler).
- İhtiyaç listesi ve teknik özellikler eklenir.
- DTN (Doğrudan Temin Numarası) alınır.
- Gerekirse duyuru / davet yapılır veya e-fiyat teklifi istenir (parasal limit dâhilinde alımlarda en az 3 gün önce e-fiyat teklifi alınması esastır).
- Alım tamamlandıktan sonra sonuç bilgileri EKAP’a girilir ve sonuç formu gönderilir (en geç alımın yapıldığı ayı takip eden ayın 10’una kadar).
Önemli: DTN almak ve sonuç bildirimi yapmak zorunludur. Diğer işlemler (onay belgesi yükleme, teklif kaydı vb.) Kurum tarafından belirlenenler dışında zorunlu değildir.
4. Piyasa Fiyat Araştırması
- Görevli personel en az 3 firmadan yazılı teklif alır (kapalı zarf veya e-teklif).
- Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı düzenlenir.
- En avantajlı teklif belirlenir.
- Harcama Yetkilisi sonuç onayını verir.
- Yasaklılık kontrolü yapılır (özellikle 22/d alımlarında).
5. Alımın Gerçekleştirilmesi ve Teslim
- Seçilen firmadan mal/hizmet alınır.
- Fatura kesilir.
- Muayene ve Kabul Komisyonu (en az 3 kişi) raporu düzenler.
- Mal teslim alınır.
6. TKYS (Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemi) İşlemleri
Mal alımlarında zorunludur:
- TKYS’ye giriş yapılır.
- Fatura bilgileri ile taşınır kaydı oluşturulur.
- Taşınır İşlem Fişi (TİF) düzenlenir ve onaylanır.
- “VİF Oluştur ve Gönder” butonu ile HYS / MYS sistemine gönderilir.
Hizmet alımlarında taşınır kaydı gerekmez, doğrudan hakediş / fatura ile devam edilir.
7. HYS / MYS (Harcama Yönetim Sistemi) İşlemleri
- Harcama Talimatı oluşturulur (veri giriş görevlisi).
- TKYS’den gelen VİF ile harcama talimatı ilişkilendirilir.
- Gerekli belgeler eklenir (onay belgesi, piyasa araştırma tutanağı, fatura, muayene kabul raporu, vergi borcu yoktur belgesi vb.).
- Gerçekleştirme görevlisi ve Harcama Yetkilisi onaylar.
- Ödeme Emri Belgesi oluşturulur ve muhasebe birimine gönderilir.
- Ödeme yapılır.
Özet Akış Şeması (Kısaca)
- İhtiyaç + ödenek kontrolü
- Onay belgesi + görevlendirme
- EKAP → DTN al
- Piyasa araştırması + sonuç onayı
- Alım + fatura + muayene kabul
- TKYS → TİF → VİF gönder
- HYS/MYS → Harcama talimatı + ilişkilendirme + ödeme emri
- EKAP → Sonuç bildirimi
Dikkat Edilmesi Gerekenler
- Parasal limit her yıl Kamu İhale Kurumu tarafından güncellenir. Limit aşılmamalıdır.
- Yıllık toplam doğrudan temin tutarı idare bütçesinin %10’unu aşarsa KİK’ten izin gerekir.
- Tüm belgeler arşivlenmeli ve denetimlere hazır tutulmalıdır.
- Sistemlerde (EKAP, TKYS, HYS) kullanıcı yetkileri güncel olmalıdır.
- Mevzuat değişiklikleri olabilir; güncel tebliğ ve genelgeleri takip edin.
Bu rehber genel uygulamaya göre hazırlanmıştır. Okulunuzun bağlı olduğu il/ilçe milli eğitim müdürlüğü veya mal müdürlüğü uygulamalarında küçük farklılıklar olabilir. Şüphe durumunda ilgili birimlere danışmanız önerilir.
Doğrudan Temin Programını buradan İndirebilirsiniz.