Eğitim-Öğretim Yılı Sonu Okul İdarecilerinin Yapması Gerekenler: Eksiksiz Sene Sonu Kılavuzu

Eğitim-öğretim yılının sonuna gelindiğinde, öğrenciler ve öğretmenler için yaz tatili heyecanı başlasa da okul idarecileri için yılın en yoğun dönemi start alır. Bir dönemin sorunsuz kapanması ve yeni eğitim-öğretim yılının güçlü temellerle başlaması, sene sonunda yapılacak idari işlemlerin eksiksiz tamamlanmasına bağlıdır.

Peki, okul idarecilerinin eğitim-öğretim yılı sonunda yapması gerekenler nelerdir? İş yükünüzü hafifletecek, mevzuata uygun ve adım adım ilerleyen eksiksiz bir sene sonu kılavuzu hazırladık.

1. Öğrenci İşleri ve e-Okul Sene Sonu İşlemleri

Yıl sonu işlemlerinin kalbi e-Okul sisteminde atar. Not girişlerinden diploma işlemlerine kadar şu adımların titizlikle takip edilmesi gerekir:

• Not Kontrolleri ve Kilitleme: Öğretmenlerin ders notlarını, projeleri ve davranış notlarını eksiksiz girdiğinden emin olun. Not kilitleme işlemlerini zamanında yapın.
• Devamsızlık Sınırı ve Sınıf Tekrarı: Özürlü ve özürsüz devamsızlık sınırını aşan öğrencilerin durumlarını kontrol edin. Sınıf tekrarına kalan öğrencilerin sisteme işlenmesini sağlayın.
• ŞÖKK (Şube Öğretmenler Kurulu) Kararları: Sınıf geçme durumları netleşmeyen ve ŞÖKK’a kalan öğrencilerin kararlarını e-Okul sistemine geciktirmeden girin.
• Karne, Teşekkür ve Takdir Belgeleri: Belgelerin basımı öncesi sistemdeki ödül ve disiplin kayıtlarını kontrol edin. Karnelerin ve başarı belgelerinin mühür ve imza süreçlerini organize edin.
• Mezuniyet ve Diploma İşlemleri: Son sınıf öğrencilerinin mezuniyet şartlarını taşıyıp taşımadığını kontrol ederek diploma defterlerini ve diplomaları hazırlayın.

2. Öğretmenler ve Personel ile İlgili İdari Süreçler

Öğretmenlerin tatil dönemine ayrılmadan önce okula teslim etmesi gereken evraklar ve idari sorumluluklar şunlardır:

• Sene Sonu Öğretmenler Kurulu Toplantısı: Yılın genel değerlendirmesinin yapıldığı bu kritik toplantıyı mevzuata uygun şekilde gerçekleştirin ve kurul tutanaklarını imza altına alın.
• Ders Kesim Raporları: Öğretmenlerden, yıllık planlara göre müfredatın tamamlanma durumunu gösteren “Ders Kesim Raporları”nı toplayın.
• Evrak ve Rehberlik Raporlarının Teslimi: Sınıf defterleri, sosyal kulüp raporları, rehberlik yıl sonu çalışma raporları ve yazılı kağıtlarını (saklanmak üzere) düzenli bir şekilde teslim alın.
• Yaz Tatili Adres Beyanları: Öğretmenlerin ve personelin tatilde bulunacakları adres ve iletişim bilgilerini içeren formları doldurtun.

3. Taşınır Mal, Ambar ve Arşiv İşlemleri

Okulun fiziki ve dijital varlıklarının korunması için sene sonu iyi bir envanter yönetimi gerektirir:

• Taşınır Sayım ve Depo Kontrolleri: Okula ait demirbaşların, eğitim materyallerinin ve laboratuvar malzemelerinin sayımını yapın. Eksilen veya hurdaya ayrılacak malzemeleri Taşınır Mal Yönetmeliği’ne göre işleyin.
• Ücretsiz Ders Kitaplarının Toplanması: Geri dönüşüme kazandırılacak veya sonraki yıllarda kullanılacak ücretsiz ders kitaplarının toplanmasını organize edin.
• Arşiv Düzenlemesi: Yıl içinde biriken resmi yazışmaları, gelen-giden evrak dosyalarını standart dosya planına uygun olarak arşivleyin.

4. MEBBİS ve Mali İşlemler

Mali yıl ve eğitim yılı döngülerinin çakıştığı noktalarda şu süreçler öne çıkar:

• Hizmetiçi Eğitim ve Terfi Kontrolleri: Öğretmenlerin yıl içinde aldığı belgeleri ve terfi durumlarını MEBBİS üzerinden kontrol edin.
• Okul Aile Birliği Hesapları: Gelir-gider tablolarını denetleyin, sene sonu mali raporunu hazırlayarak panoda ve ilgili sistemlerde ilan edin.
• Fatura ve Ödemeler: Okulun elektrik, su, internet gibi kurumsal faturalarının ödeme süreçlerini takip edin, ödenmemiş borç bırakmamaya özen gösterin.

İdareciler İçin Sene Sonu İşlemleri Kontrol Listesi (Checklist)

İşlerin karışmaması ve hiçbir detayın gözden kaçmaması için resmi süreçleri şu kronolojik sıra ile takip edebilirsiniz:

Sonuç

Eğitim-öğretim yılı sonu işlemleri ilk bakışta karmaşık ve yorucu görünse de, planlı bir takvim ve doğru bir görev dağılımı ile süreç sorunsuz bir şekilde tamamlanabilir. Unutmayın, sene sonunda atılacak doğru ve eksiksiz adımlar, bir sonraki eğitim yılının huzurlu ve organize başlamasının en büyük güvencesidir.

Tüm okul müdürlerimize, müdür başyardımcılarımıza ve müdür yardımcılarımıza başarılı bir kapanış dönemi dileriz!